Gestión del canal de denuncias: quién lo gestiona y qué responsabilidades tiene
Tener un canal de denuncias no es solo instalar un buzón y olvidarse. La Ley 2/2023 exige que alguien lo gestione de verdad: reciba las comunicaciones, las tramite con diligencia, respete los plazos y proteja al informante. Y gestionarlo mal se sanciona igual que no tenerlo. En esta guía te explicamos quién debe gestionar el canal de denuncias, qué requisitos tiene esa persona y qué responsabilidades asume en el día a día.
¿Quién debe gestionar el canal de denuncias?
Cuando hablamos de gestionar las denuncias en una empresa, lo primero es tener claro quién será el responsable del proceso. De acuerdo con la Ley 2/2023, el encargado del canal debe ser designado por el órgano de administración o de gobierno de la entidad y, una vez nombrado, comunicarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI).
Esta figura se conoce técnicamente como Responsable del Sistema de Información (o responsable del canal de denuncias). Puede ser una persona física o un órgano colegiado, y su nombramiento debe formalizarse por escrito. No vale con una designación informal: si hay una inspección, tendrás que acreditar quién es y desde cuándo ejerce el cargo.
Requisitos del encargado de gestionar el canal de denuncias
El responsable de la gestión de denuncias debe cumplir una serie de requisitos para garantizar la transparencia e integridad de todo el proceso. Estos son los esenciales:
Independencia
El encargado debe operar de manera independiente y autónoma respecto al resto de órganos de la entidad. Es crucial para asegurar que las denuncias se gestionen con imparcialidad y sin influencias externas.
Capacidad y competencia
Debe tener la capacidad y competencia necesarias para gestionar el sistema interno de información y los canales de denuncia, tanto en lo técnico como en lo organizativo.
Conocimiento legal
El responsable tiene que estar familiarizado con la normativa sobre protección de informantes y gestión de denuncias. Así se garantiza que todas las actuaciones se ajusten a la Ley 2/2023 y al RGPD.
Integridad
La conducta íntegra y ética es un pilar fundamental. Debe asegurar la confidencialidad y el tratamiento adecuado de la información recibida para mantener la confianza de la plantilla en el canal.
Independencia del cargo
Si el encargado ocupa un puesto directivo, debe ejercer sus funciones con independencia del órgano de administración. Esto evita conflictos de interés y garantiza la objetividad en la gestión de cada expediente.
Responsabilidades de gestión del canal de denuncias
La gestión del canal conlleva una serie de responsabilidades que aseguran su eficacia y su conformidad con la ley. Estas son las principales:
Aprobación del procedimiento
El responsable debe asegurarse de que el procedimiento de gestión de informaciones esté aprobado por el órgano de administración o de gobierno de la entidad y de que se mantenga actualizado.
Tramitación diligente
El encargado debe responder con diligencia en la tramitación de las denuncias y velar por que el sistema interno de información cumpla en todo momento los requisitos legales.
Identificación de canales
Es responsabilidad del encargado identificar los canales internos asociados a las denuncias y garantizar que la información sobre cómo denunciar sea clara y accesible para empleados, exempleados, proveedores y contratistas.
Acuse de recibo
El encargado debe enviar un acuse de recibo al informante en un plazo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia. Es uno de los plazos que más se incumplen y de los más fáciles de acreditar en una inspección.
Plazo para dar respuesta
Hay que fijar un plazo máximo de respuesta a las actuaciones de investigación, que por regla general no debe superar los tres meses (prorrogable a seis en casos especialmente complejos).
Comunicación con el informante
El encargado debe mantener comunicación con el informante y solicitarle información adicional cuando sea necesario. Esto facilita la investigación y asegura que se recopile toda la información relevante, siempre preservando la identidad del denunciante.
Confidencialidad y protección de datos
Toda la información debe manejarse de forma confidencial y conforme al RGPD. El acceso a los datos del expediente ha de estar limitado a las personas estrictamente necesarias para instruir el caso.
Si aún no tienes el canal montado, empieza por saber si te obliga la ley: el test de canal de denuncias te lo dice en un minuto.
Cómo se tramita una denuncia, paso a paso
Recibida una comunicación, el recorrido tiene dos fases y unos plazos que la ley fija de forma expresa.
Fase de investigación
La persona informante presenta la comunicación detallando los hechos y, si procede, a los responsables, adjuntando cualquier evidencia que respalde su relato. La denuncia debe poder presentarse de forma individual y, si quien informa lo prefiere, de manera anónima: la Ley 2/2023 obliga a garantizar esa vía.
La comunicación se admite a trámite si los hechos son investigables dentro del ámbito material de la ley. Si en un primer análisis no se aprecian hechos denunciables, se declara inadmisible y se archiva o se deriva al área competente.
Los plazos no son orientativos: acuse de recibo en un máximo de 7 días naturales desde la recepción, y respuesta a la persona informante sobre las actuaciones en un máximo de 3 meses desde ese acuse, o desde que venció el plazo de 7 días si no llegó a enviarse.
Admitida la denuncia, la instrucción se basa en el análisis objetivo de la documentación, la obtención de evidencias y su valoración. El equipo instructor abre un expediente que recoge todos los datos relevantes. La instrucción es confidencial y respeta el RGPD y la LOPDGDD, y los miembros del equipo afectados por la denuncia quedan excluidos de la investigación para evitar conflictos de interés.
Fase de resolución
Cerrada la instrucción, se analizan las evidencias y la denuncia se resuelve en un sentido o en otro, con un informe de conclusiones que deja constancia de las actuaciones realizadas. Esa trazabilidad es lo que permite demostrar ante la AAI que el sistema funcionó como debía.
Gestión propia o externalizada
La ley te obliga a tener el canal, pero no a gestionarlo tú. Esa sí es tu decisión:
- Gestión interna. Designas a un responsable dentro de la empresa. Da control total, pero exige formar a esa persona, garantizar su independencia y asumir el riesgo si una denuncia se gestiona mal.
- Gestión externalizada. Un proveedor especializado aporta el portal cifrado, la política interna revisada y la trazabilidad del expediente. Es lo que eligen la mayoría de pymes de 50 a 250 empleados, porque el coste de equivocarse en la instrucción es alto.
Conviene no confundir esto con el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que es otra cosa: una vía pública a la que cualquier persona puede acudir directamente, exista o no canal en la empresa. Tener el tuyo bien gestionado es precisamente lo que reduce la probabilidad de que alguien acuda antes a la AAI.
Gestión del canal de denuncias con LapsoWork
Aquí es donde entra en juego LapsoWork, el software de recursos humanos que integra el canal de denuncias de forma fluida y eficiente. Con su módulo whistleblower, los empleados pueden reportar incidencias y denuncias de manera fácil y segura, ya sea de forma anónima o identificada, y el responsable dispone de una interfaz intuitiva para gestionarlas cumpliendo lo dispuesto en la ley.
Desde la pestaña de denuncias, el responsable puede gestionar cada comunicación recibida: cambiar su estado, consultar toda la información del expediente y mantener una conversación con el denunciante a través de un chat privado que queda registrado en la aplicación, respetando el anonimato cuando así se solicita.
El gestor también cuenta con un apartado dentro de cada denuncia donde puede subir documentación privada a la que el denunciante no tiene acceso, y filtrar las denuncias para localizar rápidamente la que necesita. Todo el expediente queda trazado y disponible por si la AAI lo requiere.
Al formar parte de una suite completa de RRHH, tienes el canal de denuncias integrado junto al software de gestor documental, el control horario y las vacaciones, sin duplicar herramientas ni datos. Y si surge cualquier duda, dispones de soporte técnico para que un profesional te ayude cuando lo necesites.
Conclusión
Gestionar bien el canal de denuncias es tan importante como tenerlo: designar formalmente a un responsable independiente, respetar los plazos de 7 días para el acuse de recibo y 3 meses para resolver, y garantizar la confidencialidad en cada paso. Cumplir estos puntos te protege frente a sanciones y, sobre todo, transmite a tu plantilla que las denuncias se toman en serio.
Si quieres ver cómo se gestiona un expediente de principio a fin, contrata el canal de denuncias y compruébalo con tus propios casos.