¿Cuánto cuesta un software de RRHH para una pyme española en 2026?
“¿Cuánto cuesta un software de RRHH?” es la primera pregunta que hace todo gerente o responsable de RRHH cuando empieza a evaluar la digitalización. Y la respuesta honesta es: depende. En este artículo vemos precios reales de los principales software del mercado español en 2026, qué factores mueven el coste y cómo calcular si el gasto tiene sentido para tu pyme.
Adelanto el resumen: para una pyme española típica de 10-100 empleados, un software de RRHH bien elegido cuesta entre 2 y 5 euros por empleado y mes. Por debajo son soluciones incompletas; por encima pagas módulos de enterprise que no vas a usar.
Precios reales del mercado español (abril 2026)
Estos son los precios públicos de los software de RRHH más usados en España a fecha de abril 2026:
| Software | Plan básico | Plan avanzado | Permanencia |
|---|---|---|---|
| LapsoWork | 2€/empl/mes | 3,50€/empl/mes | No |
| TramitApp | 1-2€/empl/mes | Según módulos | — |
| Bizneo HR | 4€/empl/mes | — | Anual |
| Sesame HR | 4,25€/empl/mes | 7€+/empl/mes | Anual |
| Factorial | 5,50€/empl/mes | 9€+/empl/mes | Anual |
| Personio | desde 8€ (no público) | Custom | Anual mínimo |
| Workday | Desde 15€/empl/mes | Enterprise | 3 años |
Con 30 empleados, esto se traduce en:
| Software | Coste anual (30 empl.) |
|---|---|
| LapsoWork | 720 € |
| TramitApp | 720-1.440 € |
| Bizneo HR | 1.440 € |
| Sesame HR | 1.530 € |
| Factorial | 1.980 € |
| Personio | ~2.900 € + |
La horquilla de coste para una misma pyme va desde 60 €/mes hasta +240 €/mes según el software elegido. El producto final difiere, pero en lo esencial (fichaje, vacaciones, documentos, nóminas) todos cubren lo mismo.
Qué factores mueven el precio
1. Número de empleados
Casi todos los software cobran por empleado activo y mes. No hay “flat rate” generalizado: si creces, pagas más. La ventaja es que si bajas plantilla, también pagas menos (excepto si estás en contrato anual cerrado).
2. Módulos activos
El plan básico típico incluye fichaje, vacaciones y gestor documental. Los módulos de pago aparte suelen ser:
- Gestión de nóminas (lo más caro — +50-100% sobre el plan base).
- Canal de denuncias (pago aparte en Factorial, Bizneo, Sesame; integrado en LapsoWork).
- ATS / reclutamiento (en Factorial y Bizneo; básico o ausente en el resto).
- OKRs / gestión del desempeño (enterprise — no lo necesitas si tienes menos de 100 empleados).
- Módulo de teletrabajo (obligatorio por Ley 10/2021 — verifica que está incluido).
3. Permanencia
Los contratos anuales te bloquean 12 meses. Si el software no te convence, no hay vuelta atrás sin penalización. Los software sin permanencia (LapsoWork) facturan mensualmente sobre empleados activos y puedes cancelar con 15 días de antelación.
4. Soporte incluido
Algunos software venden el soporte telefónico como “premium” (coste extra). Verifica en la propuesta que el soporte en español esté incluido sin coste adicional.
5. Migración e implantación
Este es el “coste oculto” más frecuente. Algunas empresas cobran 1.000-3.000 € por la implantación inicial (formación, migración de datos, configuración). LapsoWork, Factorial y Sesame la incluyen sin coste.
Costes “ocultos” que debes preguntar siempre
Antes de firmar, pregunta explícitamente:
- ¿Hay coste de alta o implantación? (Debería ser NO).
- ¿La migración desde Excel o mi software actual es gratuita? (Debería ser SÍ).
- ¿El soporte telefónico en español está incluido? (Debería ser SÍ).
- ¿Las actualizaciones futuras están incluidas? (Debería ser SÍ — es un SaaS).
- ¿Cobran extra por usuarios administradores adicionales? (Algunos sí).
- ¿Qué pasa con los datos si cancelo? (Deberías poder exportarlos en CSV/XML).
Cómo calcular si el gasto tiene sentido (ROI)
El software de RRHH no es un gasto: es una inversión que debería devolver más de lo que cuesta. Así se calcula el ROI en una pyme:
Lado de los ahorros
- Horas administrativas que dejan de gastarse en tareas manuales:
- Fichaje en papel/Excel: 2-3h/semana del responsable de RRHH.
- Gestión de vacaciones por mail: 1-2h/semana.
- Búsqueda de contratos, bajas y certificados: 1-2h/semana.
- Total: 4-7h/semana = 200-350h/año.
- A 20€/h (coste interno típico) = 4.000-7.000€/año ahorrados.
- Reducción de errores:
- Nóminas con variables mal calculadas: ~200-500€/error × 3-5 errores/año.
- Riesgo legal evitado:
- Sanción ley fichaje 2026: hasta 10.000€/trabajador.
- Sanción canal de denuncias: hasta 1.000.000€.
Lado del coste
LapsoWork en Plan Básico con 30 empleados: 720€/año.
ROI típico: cada euro invertido en software de RRHH devuelve entre 5€ y 10€ al año solo en horas ahorradas, sin contar sanciones evitadas.
Qué plan elegir según tu tamaño
- 5-15 empleados: Plan Básico de LapsoWork (2€/empl/mes). Cubre fichaje 2026, vacaciones, documentos y app. Coste anual: 120-360€. No necesitas canal de denuncias (no estás obligado).
- 15-50 empleados: Plan Básico de LapsoWork + contratar gestoría externa para nóminas. Coste anual: 360-1.200€.
- 50-100 empleados: Plan Avanzado de LapsoWork (3,50€/empl/mes) + add-on canal de denuncias obligatorio (299,99€/año). Coste anual: 2.400-4.500€.
- 100-200 empleados: Plan Avanzado o Personalizado de LapsoWork con módulos extra (reclutamiento, informes avanzados). Coste anual: 5.000-10.000€.
- 200+ empleados: llegados a este tamaño conviene comparar LapsoWork Personalizado con Bizneo y Factorial para ver qué producto encaja mejor con tus procesos.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún software de RRHH gratuito? Sí, existen opciones open source (Odoo HR, V-IT RRHH). Son gratis en licencia pero requieren inversión importante en implantación, mantenimiento y personalización (una pyme sin equipo técnico gasta más que con un SaaS de pago). Para pymes con menos de 100 empleados, un SaaS comercial es más rentable.
¿Compensa cambiar de software cada año buscando el más barato? No. Cada migración cuesta tiempo y genera pequeños errores en histórico. Elige bien una vez y quédate 3-5 años mínimo.
¿Puedo pagar menos si firmo 2 años? Algunos software dan un 10-15% de descuento por pago anual adelantado. Valora si ese ahorro compensa la rigidez. En pymes con crecimiento variable, la flexibilidad mes a mes suele ganar.
¿Qué pasa si mi plantilla varía mucho durante el año (hostelería estacional)? Los software que facturan por empleado activo (como LapsoWork) se adaptan automáticamente. Pagas más en temporada alta y menos en baja. Los que cobran “fee mensual fijo” te perjudican.
Conclusión
En 2026 el precio de un software de RRHH para pymes en España va de 2€ a 8€/empleado/mes. Pagar más de 5€ solo tiene sentido si eres una scale-up con módulos de enterprise (Factorial One, BI avanzado, ATS complejo). Para la pyme media, LapsoWork a 2-3,50€/empl/mes cubre el 95% de las necesidades reales por una fracción del precio.
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