Sanciones por no cumplir el control horario en 2026: tabla actualizada
En 2026 las sanciones por incumplir el control horario se han endurecido significativamente. Lo que antes era una multa de 751€ por empresa ha pasado a poder alcanzar los 10.000€ por trabajador afectado. Si tu pyme aún no tiene un sistema de fichaje digital conforme, el riesgo económico ya supera con creces el coste de contratar un software homologado. En este artículo te damos la tabla completa de sanciones, qué inspecciona realmente la Inspección de Trabajo y cómo evitar entrar en su radar.
Marco legal aplicable en 2026
La base normativa no es una sola ley, sino un conjunto de disposiciones:
- Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9: obligación general de registro de jornada.
- Real Decreto-ley 8/2019: desarrolla el registro de jornada (desde mayo de 2019).
- Normativa de fichaje digital 2026: introduce los cinco requisitos técnicos (identificación única, sellado temporal, trazabilidad, exportación auditada, funcionamiento offline).
- LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social): tipifica las infracciones y las sanciones aplicables.
- Ley 10/2021 de trabajo a distancia: obligaciones específicas para teletrabajo.
Tabla de sanciones actualizada 2026
Por no tener sistema de fichaje o tenerlo de forma deficiente
| Tipo de infracción | Grado | Cuantía por empresa | Escenario habitual |
|---|---|---|---|
| Grave | Mínimo | 751 € – 1.500 € | Falta formal de registros en 1-2 trabajadores aislados |
| Grave | Medio | 1.501 € – 3.750 € | Sistema existente pero con fallos reiterados |
| Grave | Máximo | 3.751 € – 7.500 € | Ausencia sistemática de registro en varios empleados |
| Muy grave | Mínimo | 7.501 € – 30.000 € | Manipulación de registros, obstrucción a la Inspección |
| Muy grave | Medio | 30.001 € – 120.000 € | Incumplimiento reiterado + manipulación documentada |
| Muy grave | Máximo | 120.001 € – 225.018 € | Reincidencia en infracciones muy graves |
Las cifras son por cada acta de infracción levantada. Si la Inspección detecta incumplimientos en múltiples trabajadores, puede girar una sanción por cada uno.
Por trabajador afectado (novedad 2026)
La normativa 2026 introduce una agravante individualizada: la sanción se calcula proporcionalmente al número de trabajadores cuyos registros no cumplen los requisitos técnicos. En la práctica, esto se traduce en multas de hasta 10.000€ por trabajador afectado en casos muy graves.
Ejemplo: una pyme de 30 empleados que fichaba en papel y es sancionada como infracción grave en grado máximo puede recibir un acta por 7.500€ + agravantes que la elevan a más de 50.000€.
Sanciones específicas por el canal de denuncias (Ley 2/2023)
Aunque no es estrictamente “control horario”, suele ser el otro incumplimiento que la Inspección cruza con el fichaje cuando inspecciona pymes de +50 empleados:
| Infracción | Cuantía |
|---|---|
| No disponer de canal de denuncias (empresas obligadas) | 50.001 € – 600.000 € |
| Represalias contra el denunciante | 600.001 € – 1.000.000 € |
| Obstrucción a la AAI | 300.001 € – 600.000 € |
Sanciones específicas por teletrabajo (Ley 10/2021)
| Infracción | Cuantía |
|---|---|
| Falta de acuerdo de teletrabajo firmado | 751 € – 7.500 € (grave) |
| Falta de compensación de gastos | 751 € – 7.500 € (grave) |
| Vulneración del derecho a la desconexión | 1.500 € – 7.500 € (grave) |
Qué inspecciona realmente la Inspección
La Inspección de Trabajo tiene protocolos estandarizados. Cuando visita una pyme, revisa típicamente:
1. Muestra aleatoria de registros
Piden entre 10 y 20 trabajadores aleatorios y solicitan sus fichajes del mes anterior. Verifican:
- Hay registros para todos los días laborables.
- Las horas cuadran con la jornada establecida en contrato.
- No hay incoherencias (ej: entrada antes que salida anterior).
- Si hay horas extras, están bien imputadas y compensadas.
2. Validación del soporte
- ¿El sistema permite manipulación manual? → Infracción automática.
- ¿Hay trazabilidad de modificaciones? → Si no, infracción.
- ¿Hay copia de seguridad / conservación mínima 4 años? → Obligatorio.
3. Contraste con nóminas
Cruzan las horas fichadas con las cobradas. Si alguien ha fichado 180 horas pero en nómina aparecen 160, hay horas extras no pagadas — sanción por infracción muy grave.
4. Entrevistas aleatorias a trabajadores
Preguntan en privado a 3-5 empleados sobre:
- Si ficha todos los días.
- Si le han pedido firmar fichajes “en blanco” o corregidos.
- Si hace horas extras que no cobra.
Si un trabajador contradice los registros, la Inspección lo da por cierto y sanciona.
5. Canal de denuncias (si aplica)
En empresas de +50 empleados, verifican que el canal está publicado en la web, es accesible y tiene responsable nombrado.
Cómo evitar entrar en el radar de la Inspección
1. Sistema digital homologado
Lo primero es tener un software que cumpla los 5 requisitos técnicos. Costo: desde 2€/empleado/mes. Riesgo evitado: multas de 5 cifras.
2. Formación a mandos intermedios
Muchas sanciones vienen de que un encargado pidió a sus empleados “fichar todos en blanco al empezar la semana”. Formación básica de 30 min a jefes de equipo evita este tipo de errores.
3. Política interna documentada
Documento de 2 páginas firmado por el empleado al alta: cómo se ficha, qué hacer si olvida fichar, qué hacer si hay horas extras, cómo solicitar corrección. La Inspección valora positivamente encontrar este documento.
4. Auditoría interna trimestral
Revisar aleatoriamente los fichajes de 5-10 empleados cada trimestre. Detectar anomalías antes que la Inspección.
5. Responder bien a la primera visita
Las visitas de la Inspección no siempre acaban en sanción. Muchas veces levantan un acta de requerimiento con plazo para subsanar. Si presentas la subsanación en tiempo (digitalizas el fichaje, firmas el acuerdo de teletrabajo, etc.), la sanción se reduce o se archiva.
Casos reales recientes
(Datos extraídos de memorias públicas de la ITSS — Inspección de Trabajo y Seguridad Social)
- Empresa hostelera, 85 empleados (2025): sanción de 42.000€ por fichaje en papel con irregularidades y horas extras no pagadas.
- Empresa de construcción, 30 empleados (2025): sanción de 15.500€ por ausencia total de registro de jornada.
- Empresa de consultoría, 60 empleados (2024): sanción de 78.000€ por falta de canal de denuncias obligatorio por Ley 2/2023.
- Empresa industrial, 120 empleados (2026): sanción de 92.000€ por sistema de fichaje sin sellado temporal ni trazabilidad (Excel compartido).
Preguntas frecuentes
¿Puedo alegar que es una pyme pequeña y que no sabía? La Inspección valora la buena fe, pero no es eximente. La obligación de fichaje digital es pública y ha sido ampliamente difundida. Las sanciones pueden reducirse pero no evitarse.
¿Qué pasa si la inspección es por denuncia de un empleado? Es frecuente: un empleado despedido o en conflicto denuncia ante la Inspección. Si no cumples, la sanción sumada a la demanda laboral puede superar los 100.000€.
¿La Inspección inspecciona aleatoriamente? Sí, hay un Plan Anual de Inspección con cupos de visitas aleatorias por sector. Desde 2026, el control horario digital está entre las prioridades explícitas del plan.
¿Qué pasa si la empresa no puede pagar la sanción? La sanción se puede recurrir (vía administrativa primero y contencioso-administrativa después). Con un buen abogado laboralista se reducen en media un 30-50%. Pero siempre resulta más caro recurrir que cumplir desde el principio.
¿Cuánto tiempo prescriben las infracciones? Las infracciones graves prescriben a los 3 años y las muy graves a los 5 años. La Inspección puede revisar hasta 5 años atrás.
Conclusión
En 2026 el coste de no cumplir el control horario es muy superior al coste de cumplirlo. Con las sanciones agravadas introducidas este año, una pyme de 30 empleados puede enfrentarse a multas de 50.000-100.000€ si la Inspección detecta incumplimientos. Contratar un software homologado cuesta 720€/año con Lapsowork en plan Básico — es literalmente 100 veces más barato que el riesgo asumido.
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